HMG  CENSOR
Társasházkezelő Kft.

Csődbe viheti a társasházat a rossz közös képviselő. 10 tipp, hogy ez ne fordulhasson elő

Sok társasházat vittek már csődbe felelőtlen vagy korrupt közös képviselők, akik után több millió forintos tartozások, félbe hagyott felújítások maradtak. Ilyenkor azonban felelőssége van a társasházaknak is, hiszen a tulajdonosoknak számos lehetőségük van a közös képviselő ellenőrzésére. Ezeket gyűjtöttük most csokorba.  

 

A közös képviselő alapvető feladata a társasház éves költségvetésének összeállítása, majd a következő évben az elszámolás és mérleg elkészítése. Mi összegyűjtöttük, hogy mire figyeljenek a társasház tulajdonosai, hogy a ház költségvetése ne boruljon, és ne szembesüljenek „furcsa” számlákkal. A lakók és a közös képviselő viszonya természetesen a felek korrektségétől függ, de a bajok elkerülése végett a lakók maximálisan bebiztosíthatják magunkat. A közös képviselő jogosítványai a bizalom mértékének függvényében növekedhetnek, illetve csökkenhetnek, ugyanígy a számvizsgáló bizottság is több-kevesebb önkéntes munkát vállalhat.


1. A költségvetés és elszámolás: figyelni kell az eltérésekre!


A közös képviselő köteles a számviteli szabályok szerint évenként költségvetési javaslatot, a beszámoló alapján éves elszámolást, valamint mérleget készíteni. Ha a költségvetési terv és az éves beszámoló között eltérések adódnak, akkor azt minden egyes tételnél a közös képviselőnek indokolnia kell, erre ne sajnáljuk az időt. Ha ugyanis nincs megfelelő ellenőrzés, abból később baj lehet. Ezért a könyvelési tételek – azokkal megegyező értékben – mindig alá legyenek támasztva bizonylatokkal, mellékletekkel és szerződésekkel. A mérleg mindig – megfelelő számítógépes programmal – írásban készüljön, ahol a bevételek és kiadások világosan nyomon követhetőek (pl. külön oldalak a tulajdonosok éves befizetéseiről). Általában negyedéves mérlegeket is készít a közös képviselő, így fokozatosan nyomon követhetjük az éves költségvetés alakulását.


2. Alkalmazzunk könyvvizsgálót!


Minden olyan társasháznak könyvvizsgálót kell felfogadnia, amelynek éves pénzforgalma meghaladja a 10 millió forintot. A könyvvizsgáló feladata feltárni az esetleges szabálytalanságokat, illetve ellenőrzi a számlák mögötti teljesítések valódiságát. Megállapítja azt is, hogy a tervezett költségvetés reálisnak tűnik-e vagy sem. Majd javasolja, hogy a társasház elfogadja-e vagy sem a beszámolót és a tervezett költségvetést.


3. Részletesen dolgozzuk ki az SZMSZ-t!


A Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) részletesen meghatározza a Közgyűlés, a közös képviselő és a számvizsgáló tagok feladatait, kötelezettségeit és jogait. Egy későbbi, vitás elszámolási kérdés esetén a megfelelően kidolgozott SZMSZ mérvadó lehet a közös képviselővel szembeni esetleges fellépéshez, nem alakulhat ki „ex lex” állapot, ami miatt nem tud a társasház érvényt szerezni az akaratának. A közös képviselő saját hatáskörben sok mindenről dönthet, ez függ az SZMSZ-től, ami korlátozhatja is a jogosítványait.


4. Hívjuk össze rendszeresen a Közgyűlést!


A tulajdonosok számára a megfelelő működés garanciája az ellenőrizhetőség. A közös képviselő tevékenységét alapvetően a közgyűlés ellenőrzi, amit évente legalább egy alkalommal – legkésőbb május 31.-ig – kell megtartani, hogy az előző évi beszámolót és az új költségvetési tervet elfogadjuk. De értéknövelő beruházásokról is a közgyűlés dönthet. Bármilyen tervszerű karbantartási munka a közgyűlés előzetes felhatalmazásával rendelhető csak meg.


5. Mindig legyen számvizsgáló bizottság!


A közös képviselő ellenőrzésére legfőképpen egy jól működő számvizsgáló bizottság (SZB) a garancia. SZB felállítása legalább 25 lakásos társasházban kötelező. A közös képviselő köteles biztosítani, hogy az SZB a közösség pénzforgalmát akár havonként ellenőrizze. Fontos, hogy a bizottság létszáma páratlan legyen, mert ha nem működik az SZB – akár a lakók klikk-harcai miatt –, akkor a közös képviselő túlhatalmat gyakorolhat. A SZB egyik előnye, hogy jogosult összehívni a közgyűlést, ha a közös képviselő ezt nem teszi meg, így a felmerülő problémák nem súlyosbodhatnak. Sőt, az SZMSZ tartalmazhatja azt is, hogy a közös képviselő úgy szerezhessen jogot és vállalhasson kötelezettséget, hogy ahhoz mindig az SZB egy tagjának hozzájárulása szükséges (pl. hitelfelvétel, nagy összegű rekonstrukciós munkák). A kontrollt erősíti az is, hogy a közös képviselő minden pénzügyi évben köteles az évi rendes közgyűlés összehívását 30 nappal megelőzően a költségvetési tervet és az elszámolást a számlákkal együtt az SZB elé terjeszteni véleményezésre.


6. Korlátozzuk a bankszámláról történő kifizetés nagyságát!


A társasház bankszámláihoz hozzáférési joga van a közös képviselőnek, hiszen feladata a beérkező és a kimenő számlák nyilvántartása, a végzett munkák, szolgáltatások számláinak kifizetése. (Közös képviselőnk felelőssége például akkor merülhet fel, ha valamilyen költséget (vízdíj) nem fizet meg időben, és emiatt társasházunkat kamatfizetésre kötelezik.) Azonban több számlája is lehet a háznak: pl. üzemeltetési és felújítási számla. A társasház rendelkezhet úgy, hogy a biztonság kedvéért a felújítási számláról, ahol akár több millió forint is felhalmozódhat, a közös képviselő csak az SZB-vel együtt teljesíthet kifizetést. Pl. csak együttesen írhatnak alá minden 30 ezer forintot meghaladó tételt, ami nem közüzemi számla. Az összeghatár mértékéről az SZMSZ rendelkezik.


7. Árajánlatok felújításokra


A társasházban szükséges nagyobb felújítási munkák elvégzésére a vállalkozókat versenyeztetik. Közgyűlési határozatban kérjük fel a közös képviselőt, hogy legalább 3 ajánlatot kérjen be. Ha megvan a minimum 3 ajánlat, akkor az SZB tagjai és az érdeklődő tulajdonosok is tekintsék át az ajánlatokat, és tegyenek javaslatot arra, hogy melyiket fogadja el a ház. Az is fontos, hogy árajánlatok egységes szempontrendszer – tartalom, részletezés és paraméterek – alapján kerüljenek benyújtásra, hogy reálisan össze lehessen hasonlítani az egyes tételeket. Hagyjunk a tulajdonosoknak kellő időt az árajánlatok áttekintésére, ne a közgyűlésen osszák ki, majd 10 perc múlva szavaztassanak róla.


8. Ne lehessen egyedül szerződést aláírni!


Ha már döntött a társasház a felújítási munkák elindításáról, attól még ezt követően is ellenőrizheti a közös képviselő ezzel kapcsolatos tevékenységét. Az SZMSZ-ben meghatározhatjuk, hogy a közös képviselő önállóan ne írhasson alá szerződést, csak az SZB ellenjegyzése mellett, valamint banki aláírási joga is egy SZB-tag aláírási jogával egészüljön ki. Emellett a közös képviselő szándékosan – személyes ellentétek során –, vagy akaratán kívül olyan helyzetbe kerülhet vagy teremthet, hogy a társasház számára alapvető fontosságú hitel vagy pályázati okiratcsomag nem, vagy nem megfelelő időben kerül benyújtásra, ami miatt jelentős összegtől eshet el a társasház. Ezt elkerülendő a Közgyűlés felhatalmazást adhat előzőleg néhány tulajdonostársnak a pályázatok, okiratok benyújtására, a ház képviseletére. Ezen tulajdonostársak a mindenkori közös képviselő mellett, önállóan is jogosultak eljárni, amennyiben a feltételek beállnak.


9. Számoljon el a végén!


Amennyiben megbízása alól a közgyűlés felmenti a közös képviselőt, akkor köteles az utódja részére annak megválasztásától számított 30 napon belül – írásbeli jegyzőkönyv alapján – a társasházra vonatkozó összes iratot – az erről szóló teljességi nyilatkozattal együtt – átadni.

Előfordult olyan eset, hogy az évek alatt módszeresen romba döntött költségvetés miatti felelősségre vonás alól úgy próbál meg kibújni a visszahívott közös képviselő, hogy közölte: elvesztette a dokumentumokat. Ekkor bírósághoz fordulhat a társasház, kártérítést követelve. De a lényeg, hogy az SZB mindig őrizze meg a szükséges dokumentumok, elszámolások másolatát.

10. Hátralékosok miatt ne menjen csődbe a ház!


A közös képviselő köteles figyelemmel kísérni a közös költség és bérleti díjak befizetésének alakulását, és a hátralékosokat fizetésre felszólítani. Amennyiben a hátralék nem érkezik be, úgy az SZMSZ-ben leírtak szerint kell a közös képviselőnek eljárnia a nem fizető lakók ellenében. Hiszen az adósság rendezéséig a társasház kötelessége meglévő vagyonából a költségeket finanszírozni, megelőlegezni.